Warum das ein eigenes Modul sein muss
Ob Sommerfest, Vereinsausflug oder Jahreshauptversammlung – in der Schweiz sagt man oft „Anlass“, gemeint ist dasselbe. Und die meisten Vereine stoßen dabei irgendwann an dieselbe Stelle: Ein Sommerfest steht im Kalender, Zusagen kommen per Mail oder WhatsApp, der Ablaufplan existiert als Worddatei, und am Ende werden die Einnahmen mühsam in eine Excel-Tabelle übertragen.
Das Problem ist nicht das Vergessen. Das Problem ist, dass an fünf Stellen gearbeitet wird und nirgends der Gesamtstand steht. Wer wissen will, wie viele kommen, wer den Kaffee organisiert und ob die Einnahmen reichen, muss drei Systeme abfragen und die Antworten zusammensuchen.
Ein brauchbares Veranstaltungsmodul hält genau diese Dinge zusammen – nicht weil jede Funktion einzeln aufwendig wäre, sondern weil der Übergang zwischen ihnen das eigentliche Problem ist.
| Bereich | Was ihr erfasst |
|---|---|
| Termin | Interner Name, Datum, Beginn, Ende, Art, Veranstaltungsort |
| Öffentlich | Titel, Beschreibung, Kurztext und Web-Adresse je aktivierter Sprache |
| Anmeldung | Name, E-Mail, Telefon, Gäste, Bemerkung, optionales Nachrichten-Opt-in |
| Besucher | Manueller Besuchereintrag, optional verknüpft mit Mitglied und Buchung |
| Ablaufplan | Programmpunkte mit internen und öffentlichen Feldern |
| Aufgaben | Aufgaben mit Zuständigkeit, Frist, Status und Betrag |
| Zahlungen | Abendkasse, ermäßigter Eintrittspreis, Buchungskonto |
| Verlauf | Änderungen am Event-Datensatz; Transaktionen haben einen eigenen Verlauf |
Alles davon hängt an einem einzigen Datensatz – der Veranstaltung.
In CommuCore ist das genau so umgesetzt. Dieser Artikel geht die Bausteine der Reihe nach durch – vom Anlegen bis zur Abrechnung.
Eine Veranstaltung anlegen
Der Assistent führt in drei Schritten durch die Anlage. Im ersten Schritt kommen interne Eckdaten, Veranstaltungsart, Ort, Eintrittspreise und Zahlungslink zusammen:
Termin & Zeit
Interner Name, Datum, Beginn und Ende sowie Veranstaltungsart, Ort, Eintrittspreise und Zahlungslink. Das Datum wird im Assistenten auf einen zukünftigen Termin geprüft.
Titel & Sprache
Öffentlicher Titel, Beschreibung, Kurztext und Web-Adresse für die aktivierten Sprachen. Titel und Web-Adresse werden auf Eindeutigkeit geprüft.
Bild & Plakat
Optionales Titelbild für die Webseite und als Basis für das Plakat. Fehlt es, kann ein Plakat ohne Bild erzeugt werden.
Interner Name und Titel – warum zwei Felder
Am Anfang überrascht das: Für eine Veranstaltung gibt es zwei Bezeichnungen. Der interne Name ist das, was Vorstand und Kassenwart sehen – „Sommerfest 2026", „JHV 2027", „Vereinsausflug Senioren".
Der Titel ist das, was Teilnehmer lesen: „Ein Sommer für alle" oder „Kegeln am See". Diese Trennung ist kein Overkill, sondern der Grund, warum interne Kürzel nicht versehentlich auf einem Plakat landen. Wer eine JHV als „Mitgliederversammlung" führt, vermischt sonst leicht die interne Akte mit der öffentlichen Ankündigung.
Praktisch ist das vor allem dann Gold wert, wenn ihr mehrsprachig arbeitet. Der interne Name bleibt deutsch, der Titel wird pro Sprache gepflegt.
Mehrsprachig veröffentlichen
In Vereinen mit deutschsprachigen und ungarischsprachigen Mitgliedern ist die Veranstaltungsseite oft die einzige Stelle, an der beide Sprachen sauber nebeneinander stehen müssen.
CommuCore pflegt Titel, Beschreibung, Kurztext und Web-Adresse je aktivierter Sprache. Die automatischen Textvorschläge sind derzeit für Deutsch und Ungarisch verfügbar. Zwei Helfer sparen Arbeit:
Beide Vorschläge werden erst nach einem Klick übernommen – ihr entscheidet, was tatsächlich übernommen wird.
Der Status entscheidet, was sichtbar ist
Veranstaltungen durchlaufen einen Status. Er ist keine Formsache, sondern steuert, was öffentlich passiert.
| Status | Wofür |
|---|---|
| Entwurf | Wird vorbereitet, Termin steht, Anmeldungen laufen noch nicht |
| In Prüfung | Interner Status; keine automatische Freigabe durch den Vorstand |
| Veröffentlicht | Öffentlich; Anmeldung, Kalender und Plakat nur solange der Termin ansteht. Programmdaten erscheinen, wenn vorhanden. |
| Abgelehnt | Wird nicht weiterverfolgt, bleibt aber dokumentiert |
| Zurückgezogen | Wurde veröffentlicht und ist wieder abgeschaltet |
Der öffentliche Kalender zeigt ausschließlich veröffentlichte Veranstaltungen – Entwürfe bleiben intern.
Das Zurückziehen beendet die öffentliche Veröffentlichung, ohne den Datensatz zu löschen. Anmeldungen, Buchungen und der Event-Verlauf bleiben zunächst erhalten. Personenbezogene Anmeldedaten unterliegen jedoch der unten beschriebenen Aufbewahrungsfrist.
Anmeldungen: der schwierigste Teil
Die Anmeldung ist der Punkt, an dem die meisten Veranstaltungsfunktionen scheitern. Sie klingt einfach – ein Formular mit Name und E-Mail – hat aber drei Fallen, die man erst im Betrieb bemerkt.
Erstens: Die E-Mail ist der Schlüssel. Pro Veranstaltung ist jede Adresse nur einmal anmeldbar. Das klingt nach einer kleinen Randnotiz, verhindert aber, dass jemand aus Versehen dreimal auftaucht.
Zweitens: Gäste gehören dazu. Wer seinen Bruder mitbringt, meldet sich nicht selbst an. Das Anmeldeformular fragt deshalb ab, ob Gäste kommen und wie viele.
Drittens: Was mit den Daten passiert. Das ist der Punkt, der am häufigsten unterschätzt wird.
Die Löschfrist läuft von selbst
Beim Anlegen setzt CommuCore ein Löschdatum auf 30 Tage nach dem Veranstaltungstermin. Die tägliche Bereinigung löscht den Anmeldedatensatz und anonymisiert personenbezogene Angaben in Besuchereinträgen. Event- und Transaktionsbezug bleiben erhalten; die Bereinigung kann bis zu einen Tag nach dem Fristdatum laufen.
Bei aktivem Mailversand erhält die angemeldete Person eine Bestätigungsmail mit einem zeitlich begrenzten Link. Der Eintrag wird bereits beim Absenden gespeichert; die Bestätigung ist ein separater Status und keine Voraussetzung dafür, dass er im Backend erscheint. Die optionale Einwilligung zu Nachrichten wird getrennt erfasst und mit einem Zeitstempel versehen. Event-Anmeldungen erhalten eine Veröffentlichungsmitteilung nur, wenn die E-Mail bestätigt und die Einwilligung erteilt wurde.
Von der Anmeldung zum Besucher
Anmeldung und Besucher sind zwei verschiedene Datensätze. Eine Anmeldung wird vorab erfasst; ein Besuchereintrag wird manuell angelegt. Er ist für die Besucherverwaltung gedacht, aber kein automatisch erfasster oder geprüfter Anwesenheitsnachweis.
Ein Besuchereintrag wird manuell angelegt. Angaben können aus einer Anmeldung derselben Veranstaltung oder aus dem Mitgliedsbestand übernommen werden. Aus Anmeldungen werden Name, E-Mail und Telefon kopiert; Geschlecht und Mitgliedsverknüpfung kommen nur aus dem Mitgliedsbestand. Die Auswahl ist auf Anmeldungen dieses Events begrenzt.
Diese Verknüpfung ist der Grund, warum die Besucherliste mehr ist als ein Attendance-Sheet: Ein Besucher, der zugleich Mitglied ist, taucht zunächst über die Mitgliedsverknüpfung auf. Nach 30 Tagen werden personenbezogene Angaben und diese Verknüpfung anonymisiert; Event- und Transaktionsbezug bleiben für Zählungen und Abrechnung.
Praktisch hilfreich ist die Suche: Gerade am Einlass oder zu Beginn der Mitgliederversammlung sucht niemand in einer Liste nach „Kovács". Namens- und E-Mail-Suche bringen den passenden Eintrag in Sekunden hoch.
Abendkasse: der Moment, an dem die Buchhaltung entscheidet
Das letzte Problem des Abends ist fast immer das gleiche: Bargeld auf dem Tisch, ein Zettel, und die Frage, wohin das eigentlich gehört.
Dafür sind zwei Preise hinterlegt: regulär und ermäßigt. Die Zahlungsmaske übernimmt den regulären Eintrittspreis und setzt das Datum auf heute. Ein Schalter wählt den ermäßigten Preis; eine Prüfung, ob die Person dafür berechtigt ist, erfolgt nicht.
Pro Ticket wird eine Transaktion angelegt und mit der Veranstaltung sowie einem generischen Besuchereintrag „Karte Abendkasse“ verknüpft. Die Transaktion startet im Status „eingereicht“ und muss im Buchhaltungsablauf weiterbearbeitet werden; eine konkrete Person wird dabei nicht erfasst.
Damit stellt sich die Frage nach dem richtigen Konto – und die ist nicht pauschal zu beantworten. Grundsätzlich gilt die Sphärentrennung im SKR42, und entscheidend ist die Art der Veranstaltung:
- Gesellige Veranstaltungen wie Sommerfest, Grillabend oder Weihnachtsfeier sind in der Regel ein wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb. Steuerlich relevant wird das erst, wenn die Einnahmen aller wirtschaftlichen Geschäftsbetriebe des Vereins zusammen 45.000 € im Jahr übersteigen.
- Kulturelle Veranstaltungen wie Konzert oder Theater gehören meist zum Zweckbetrieb – der Getränke- und Kuchenverkauf am selben Abend aber wieder zum wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb.
- Sportveranstaltungen sind Zweckbetrieb, solange ihre Einnahmen 45.000 € im Jahr nicht übersteigen.
Genau deshalb ist das Buchungskonto an der Abendkasse wählbar: Eintritt und Getränkeverkauf derselben Veranstaltung landen oft in verschiedenen Sphären. Welche Zuordnung im konkreten Fall greift, stimmt ihr am besten mit eurem Steuerberater ab – die Übergabe an ihn läuft über den DATEV-Export.
Der Ablaufplan
Jedes Fest, jeder Ausflug und jede Jahreshauptversammlung hat einen Ablauf. Er ist im Verein meist die einzige Information, die tatsächlich zuverlässig ist – nur leider in Word.
Im Backend besteht der Ablaufplan aus Programmpunkten mit Startzeit, Endzeit, internem Titel, optionalem öffentlichem Titel, Ort, Beschreibung und internen Notizen. Ergänzbar sind zuständiges Mitglied und Darsteller oder Act.
Eine kleine, aber sehr wirksame Funktion: Nach dem Speichern springt die Startzeit auf den Endzeitpunkt der gerade gespeicherten Zeile. Wer ein durchgehendes Programm erfasst, muss die Zeiten nicht zwischendurch ablesen und abtippen, sondern bestätigt einfach nur noch den nächsten Punkt.
Öffentlich zeigt die Veranstaltungsseite den öffentlichen Titel, Zeiten, Ort und gegebenenfalls den Act. Interner Titel, Beschreibung, Notizen und zuständiges Mitglied bleiben im Backend.
Aufgaben: wer macht was bis wann
Der Ablaufplan sagt, was passiert. Er sagt nicht, wer es organisiert. Genau dafür gibt es Aufgaben – und die haben ein Feld, das in ähnlichen Modulen oft fehlt: ein Betrag.
„Bargeld für die Abendkasse auslegen", „Tische aufstellen", „Getränke bestellen", „Plakate aufhängen" – jede Aufgabe bekommt eine zuständige Person, eine Frist und einen Status. Der Betrag macht daraus eine vollständige Aufgabe: Wer 200 Euro auslegt, weiß am Ende noch, wie viel Geld im Umlauf war.
| Status | Bedeutung im Alltag |
|---|---|
| Entwurf | Noch nicht besprochen oder vergeben |
| Offen | Vergeben, aber noch nicht bestätigt |
| Bestätigt | Manuell gesetzter Status; es gibt keine Annahmebestätigung durch die zuständige Person |
| Abgelehnt | Die Person kann die Aufgabe nicht übernehmen |
| Erledigt | Abgeschlossen |
| Verschoben | Auf einen späteren Zeitpunkt gelegt |
Aufgabenstatus werden im Backend gepflegt; eine automatische Benachrichtigung oder Annahmebestätigung ist derzeit nicht Teil des Ablaufs.
Der Unterschied zwischen Ablaufplan und Aufgabe ist damit klar: Der Ablaufplan veröffentlicht ausgewählte Programmdaten; die Aufgabenliste bleibt intern und wird manuell gepflegt. Beide gehören zur Veranstaltung, bilden aber unterschiedliche Abläufe ab.
Plakate erstellen
Der Klassiker im Vereinsleben: ein Aushang. CommuCore erzeugt daraus ein druckfertiges Plakat direkt aus den Eventdaten – Datum, Ort, Programm und Beschreibung kommen automatisch aus den Feldern, die ohnehin gepflegt werden.
Zwei Optionen steuern das Ergebnis: ob das Titelbild mitgedruckt wird und ob der kurze oder der vollständige Text auf das Plakat gehört. Beides ist eine Layout-Entscheidung, keine Datenfrage.
Exportiert werden PDF und JPG für Deutsch und Ungarisch. Das ist bei zweisprachigen Vereinen der Punkt, an dem sich der Aufwand sichtbar rechnet: Weil die Texte ohnehin mehrsprachig vorliegen, entsteht das ungarische Plakat nicht zusätzlich, sondern automatisch.
Einladungen und Benachrichtigungen
Eine Veröffentlichungsmitteilung wird von einem berechtigten Vereinsmitglied separat im Backend ausgelöst. Empfänger sind Mitglieder mit E-Mail-Adresse, bestätigte Mailinglisten-Adressen mit Event-Opt-in sowie bestätigte Event-Anmeldungen mit erteilter Einwilligung. Ein erneuter Versand muss ausdrücklich bestätigt werden.
Bei Event-Anmeldungen wird der Versand auf bestätigte E-Mail-Adressen mit aktivem Opt-in beschränkt. Abgeschickt wird die Mitteilung manuell; eine automatische E-Mail bei jeder Änderung an der Veranstaltung gibt es nicht. CommuCore merkt sich den Versand, sodass ein erneuter Versand eine Rückfrage auslöst.
Für Mitglieder ohne hinterlegte E-Mail-Adresse wird ein Einladungsschreiben als PDF erzeugt, das ausgedruckt und mitgeschickt werden kann. Das klingt nach einer Randnotiz, ist aber in Vereinen mit älteren Mitgliedern der Normalfall.
Verlauf und Nachvollziehbarkeit
Änderungen an den Kerndaten der Veranstaltung werden mit Zeitpunkt und verantwortlicher Person protokolliert. Timeline-Einträge und Aufgaben sind nicht Teil dieses Event-Verlaufs; Transaktionen besitzen einen eigenen Buchungsverlauf.
Der Event-Verlauf beantwortet Fragen zu Änderungen am Event-Datensatz. Änderungen an Aufgaben oder Programmpunkten erscheinen dort nicht; Zahlungsänderungen sind im separaten Transaktionsverlauf zu prüfen.
Datenschutz: der Teil, den Vereine am häufigsten übersehen
Anmeldedaten von Gästen sind personenbezogene Daten, und sie unterliegen denselben Regeln wie Mitgliederdaten. Der häufigste Fehler ist nicht die fehlende Einwilligung, sondern das Aufheben: Die DSGVO nennt keine feste Frist, verlangt aber, dass Daten gelöscht werden, sobald ihr Zweck erfüllt ist. Eine Anmeldeliste, die ein halbes Jahr nach dem Fest noch im Postfach liegt, erfüllt diesen Zweck nicht mehr.
| Datenpunkt | Was CommuCore damit macht |
|---|---|
| Löschfrist | Anmeldungen werden 30 Tage nach dem Event gelöscht; personenbezogene Besucherdaten werden anonymisiert |
| Bestätigung | Der Bestätigungslink ist zeitlich begrenzt und danach nicht mehr gültig |
| Benachrichtigung | Einwilligung wird getrennt erfasst; Event-Anmeldungen erhalten Veröffentlichungsmitteilungen nur nach Bestätigung und Opt-in |
| Nachweis-Zeitstempel | Der Zeitpunkt wird beim tatsächlichen Opt-in gespeichert; ohne Opt-in wird kein Zeitpunkt gesetzt |
Datenschutz ist Teil der Aufgabe, nicht das Ende davon. – Anmeldedatensätze werden nach Ablauf der Frist gelöscht. Bei Besuchereinträgen werden Name, Kontaktdaten, Geschlecht und Personenverknüpfungen anonymisiert; Event- und Transaktionsbezug bleiben erhalten. Die tägliche Bereinigung kann bis zu einen Tag nach dem Fristdatum laufen. Die technische Umsetzung ersetzt weder Datenschutzerklärung noch Rechtsberatung.
Praxisbeispiel: ein Sommerfest durchplanen
Damit das Zusammenspiel konkret wird, hier ein durchgespieltes Beispiel – ein Vereinssommerfest für etwa 80 Personen.
Woche 1. Der Vorstand legt die Veranstaltung als Entwurf an: interner Name, Termin, Beginn, Ende, Art „Feier", Veranstaltungsort, Eintrittspreise und Zahlungslink. Im zweiten Schritt ergänzt er Titel, Beschreibung, Kurztext und Web-Adresse auf Deutsch und Ungarisch; das Titelbild kann im dritten Schritt hochgeladen werden.
Woche 2. Veröffentlichung. Jetzt ist der Termin im öffentlichen Kalender und das Anmeldeformular verfügbar. Eine Veröffentlichungsmitteilung wird separat im Backend ausgelöst. Sie geht an Mitglieder, bestätigte Mailinglisten-Adressen mit Event-Opt-in und bestätigte Event-Anmeldungen mit Einwilligung. Parallel werden die Aufgaben verteilt: Plakate aufhängen, Tische aufstellen, 200 Euro Bargeld auslegen, Getränke bestellen – jede mit Frist und Zuständigkeit.
Woche 3. Der Ablaufplan entsteht: Ankommen und Begrüßung, gemeinsames Mittagessen, Kindersegeln, Turnier, Kaffee und Kuchen, Preisverleihung. Beim Erfassen springt die Startzeit jeweils auf den Endzeitpunkt der vorigen Zeile, sodass das Programm in einem Durchgang entsteht. Das Plakat wird im JPG und PDF für Deutsch und Ungarisch erzeugt.
Veranstaltungstag. Das Team legt Besuchereinträge manuell an und kann Angaben aus einer Anmeldung derselben Veranstaltung übernehmen. Die Abendkasse erzeugt pro Ticket eine Transaktion im Status „eingereicht“ und einen generischen Besuchereintrag „Karte Abendkasse“; eine automatische Anwesenheitsprüfung gibt es nicht.
Danach. 30 Tage nach dem Termin werden die Anmeldedatensätze gelöscht und personenbezogene Besucherdaten anonymisiert. Event- und Transaktionsverknüpfungen bleiben für Auswertungen und Buchhaltung bestehen. Der Export für den Steuerberater läuft über den DATEV-Export.